セールスフォースオートメーション（SFA）またはセールスオートメーションとは、セールスオートメーションソフトウェアを使用し、ワークフローを作成することで、関係者全員にとってセールスマネジメントをよりスムーズにすることを意味します。セールスオートメーションのポイントは、営業プロセスを簡素化し、営業担当者の手作業による反復作業を減らすことです。
セールスオートメーションでは、お客様とのやり取りの履歴やデータを1つの場所に保存することで、コンタクト管理、オポチュニティ管理、タスク管理を容易にします。また、セールスリードを記録し、リマインダーや通知の設定にも役立ちます。
でも、ここからが本番なんですよ。おやつでも食べながら、セールスオートメーションの世界に入っていきましょう。
SFAとCRMの違いは何か？
SFAシステムとCRMシステムが同じものであるかどうかは、Googleでよく検索される質問です。SFAシステムは、CRM（Customer Relationship Management）システムに組み込むことができますが、この2つを混同しないでください。
CRMソフトウェアは、既存顧客の満足度を維持することを目的に、顧客ライフサイクル全体を通してデータや顧客とのやり取りを管理・分析するのに役立ちます。
CRMが既存顧客の維持と満足のために販売後に使用するシステムであるのに対し、セールスフォースオートメーションシステムは顧客獲得のために使用します。詳細はすぐに説明しますが、まずは背景となるものを整理しましょう。
アウトバウンドセールスにおける営業オートメーション
スマートなオートメーションとヒューマンスキルをミックスすることで、大企業でも中小企業でも、アウトバウンドセールスのプロセスをスムーズにすることができます。見込み客に直接連絡を取ることが自動化されているとは思えませんが、不必要な反復作業をなくすことで、誰もが楽になります。
例えば、SFAソフトウェアを使えば、スケジュールに沿って、あるいはウェブサイトからコンテンツをダウンロードしたときなど、事前に設定したトリガーの後に、見込み客に自動メールを送信することができます。
アウトバウンドセールスにおける自動メールの例としては、お祝いのメール、ウェルカムメール、オンボーディングメール、カート放棄メール、紹介メール、誕生日祝いなどのマイルストーンメールなどがあります。
メールマーケティングについてもっと知りたい方は、コールドメールについての調査をご覧ください。
セールスフォースオートメーションはインバウンドセールスに有効か？
インバウンドマーケティングとセールスには、情報を提供するブログ記事や使用例のような高品質のコンテンツを共有し、効果的なSEO戦術を使用することが必要です。インバウンドは、簡単にコンバージョンするリードをもたらすことが多いので、組織的に成長するには最適な方法です。
インバウンドセールスに関しては、すべてのプロセスを自動化する必要はありません。コンテンツチームは、オリジナルのコンテンツを作成し、ターゲットオーディエンスに関連する内容を調査し、適切なリードを獲得するために適切なタイミングでコンテンツを公開する必要があります。
しかし、SFAソリューションは、見込み客がインバウンド戦術であなたの会社を見つけた後、セールスパイプラインに導くのに役立ちます。
セールスフォースオートメーションはなぜ重要なのか？
管理業務は、より重要な業務に使える時間とリソースを不必要に奪ってしまうため、自動化すべきだと思います。営業管理の自動化によって、営業管理にかかる時間を最大14%削減することができます。
Instapageによれば、営業管理業務を自動化するもう一つの理由は、営業自動化によって営業の生産性が最大14.5%向上し、契約締結件数が30%増加することです。これらの数字から何が得られるのでしょうか？収益の増加です。
要するに、営業支援システムが正しく機能すれば、企業の収益を改善し、販売率を高め、営業チームの生産性を向上させることができます。どうやって、と聞かれるかもしれません。見てみましょう。
セールスフォースオートメーションの実際のメリット
営業プロセスの簡素化による生産性の向上
日々の営業活動におけるマニュアル作業をすべてカットすれば、見込み客との有意義な会話などに集中できる時間が大幅に増えます。とても不思議な感じがしませんか？
自動化すべき最も重要なプロセスについてはすぐに説明しますが、反復的なマニュアル作業をなくすことで、顧客獲得プロセスの改善や既存顧客との関係維持などに集中することができます。
また、SFAシステムの中には、スマートフォンなどのモバイル端末で動作させることができるものもあり、より便利に利用することができます。
販売コストの削減
セールスフォースオートメーションソフトウェアを導入すると、営業プロセスに関連するコストが大幅に削減されます。さらに、営業プロセスがより迅速かつシームレスになることで、営業成績や収益の向上も期待できます。
時間のかかるマニュアル作業が、人の手を借りずに迅速に行われるようになるため、コストが削減されます。また、自社に適した顧客を見つけ、より多くの取引を迅速に成立させることができるため、収益も増加します。
販売に関するより多くのデータや情報を得られる
SFAソリューションは、ビジネスインテリジェンスを構築し、将来的に営業活動を計画して目標を定めるのに役立つ、多くの興味深い洞察を提供します。
例えば、システムは顧客の購入履歴を把握し、それに基づいて将来の売上を予測することができます。また、営業チームや営業マネージャーは、適切な顧客に適切なタイミングで最も適切な製品やサービスを提供することができます。
応答時間の短縮
販売プロセスを通じて、お客様からのクレームなどの問題点に集中できる時間が増えます。応答時間に特別な注意を払い、カスタマーサービスを迅速に行うことで、顧客満足度と顧客体験を高めることができます。
自動化された販売システムでは、リアルタイムでの返答が簡単にできます。
記録を残し、データを収集する
あなたの会社にはCRMソフトウェアソリューションがありますよね？しかし、販売プロセスの中で通常収集する記録やデータはどうでしょうか？現在は、それらをすべてシステムに手入力しているのではないでしょうか。
しかし、SFAシステムを導入すれば、これらの入力作業を自動的に行い、CRMシステムと同期させることができるので便利です。
ヒューマンエラーの可能性を最小化
連絡を取り忘れるなどの単純なヒューマンエラーによって、潜在的な顧客を失ったことはありませんか？そう、誰もが経験したことがあるはずです。SFAシステムでは、リマインドしてくれたり、相手に連絡してくれたりするので、このようなミスを二度と起こさないようにすることができます。
SFAシステムの潜在的なリスク
世の中には完璧なものはありません。ここでは、セールス・ワークフロー・オートメーションに関するいくつかの潜在的な問題をご紹介します。
自分が何をしているのかわからないとうまくいかない
セールスサイクルの各ステージで何が起こるべきかを正確に把握していない限り、混乱を招くことなく自動化することは不可能です。SFAシステムを使用する前に、明確なセールスプロセスが必要です。
導入やメンテナンスにお金がかかるのでは？
そう。ソフトウェアを使って何をしているのかを理解している必要がありますし、理解していない場合は、そのための専門チームを雇うのも良いでしょう。投資ではありますが、正しい方法で行えば、将来的には十分な利益を得ることができます。
また、自社の営業チームがプロセスやシステムの仕組みを理解していること、SFA、CRM、その他の統合システム（ERPなど）に互換性があることも確認しておきましょう。
データ入力や統合に時間がかかる
システムを使い始めると、販売プロセスに関するすべての関連情報をシステムに取り込み、できればCRMソリューションと統合する必要があります。これは時間のかかる作業で、あなたの大きな忍耐力がジェットコースターのように揺さぶられることになるでしょう。しかし、心配しないでください。永遠に続くわけではありません。
SFAシステムを他の経営情報システムと統合することも、最初は要求が多く、時間がかかります。
すべての自動化システムをシームレスに連携させるために必要な時間と労力を見過ごしてはいけないことを知り、理解することが大切です。
誤った使い方をすると、個性が失われる可能性がある
セールスプロセスの誤った部分を自動化することで、お客様との人間的なつながりを失うリスクがあります。
例えば、カスタマーサポートの一部を自動化することは可能ですが、その一部を実際の人間に任せることは良いアイデアです。なぜなら、人間との対話こそが、多くのユーザーにとってポジティブなカスタマーエクスペリエンスとなるからです。
自動化すべき8つの重要なセールスプロセス
1. 顧客プロスペクティング
SFAシステムを使えば、ビジネスに最適な新規顧客を探し出し、最適なリードを見つけ、そのリードに関する関連情報を簡単に得ることができます。
もう一つは、最も有望なリードを、彼らから得た実際のデータや、彼らと貴社とのやりとりに基づいてフィルタリングすることができます。このデータには、例えば、彼らがあなたのウェブサイト上で行った行動などが含まれます。
自動化されたマーケティング・ニーズ・アセスメントによって、潜在顧客との有意義なファースト・コンタクトを開始するようにしてください。SFAシステムは見込み客のニーズを評価することができ、営業チームは特定のニーズに基づいて適宜連絡を取ることができます。
2. リードの追跡とスコアリング
SFAシステムは、見込み客の行動やエンゲージメントを自動的に追跡し、実際に声をかけるべき適切なタイミングを教えてくれます。
また、AIを活用したリードスコアリングやリード管理機能を備えているプラットフォームもあり、会社、役割、場所などの様々なスペックに基づいてリードを評価し、優先順位をつけることができます。リードの中には、他のリードよりも成約の可能性が高いものがありますが、リード管理ツールを使えば、最も有望なリードを把握することができます。
3. 会議や電話のスケジューリング
セールスオートメーションを使えば、見込み客とのミーティングのスケジュールを立てるのが簡単になります。例えば、営業担当者のカレンダーを見て、都合の良い時間帯を選ぶことができます。
4. 会議や電話でのデータ収集
正直に言うと、データ収集は営業プロセスの中で最も時間のかかる退屈な作業の一つです。幸いなことに、いくつかのプラットフォームでは、セールスプロセス全体のデータや情報を保存することができます。
SFAツールの中には、テクノロジー（AIなど）を使って顧客やビジネスに関するデータを収集し、そのデータを統合されたCRMシステムに直接入れることができるものもあります。
5. 案件管理
SFAシステムでは、連絡先管理や受注管理を簡単に行うことができ、電話やメール、会議の記録も自動的に行うことができます。AIが過去の取引を記録して、潜在的なオファーを推薦してくれます。これにより、特定の顧客に最適な取引を行うことができます。
1つの自動化されたダッシュボード内で機会を追跡することで、組織内のコミュニケーションを強化しながら、手作業によるデータ入力を省略することができます。
6. 電子メール
特定の行動を起こした人に特定のメッセージを送信するメールキャンペーンを自動化することで、メール送信にかかる作業時間を削減することができます。
例えば、SaaS企業の無料トライアルを開始するというアクションを例に考えてみましょう。最初の自動メールは、シンプルなウェルカム・メッセージにすることができます。その後、別のメールでフォローアップを行い、例えば、無料トライアルが終了した後の1ヶ月間、サブスクリプションの割引を行うことができます。
メールキャンペーンの設定は一度だけで、あとは誰かが事前に設定したトリガーを満たすたびに、自動的にメールが送信されます。簡単なことなので、簡単に聞こえます。
また、SFAシステムは、メールテンプレートを管理し、安全に保管してくれるので、既存のテンプレートを編集したり、新しいテンプレートを作成したりする必要がある場合にも便利です。
署名の自動化（自動化された署名を作成すること）は、新規顧客ができるだけ簡単に連絡できるようにします。良い署名には、少なくとも明確な連絡先情報、会社名、ウェブサイトへのリンクが含まれています。
写真や色を使ってかっこよくすることもできますが、まずは基本的なことから始めてみましょう。
7. 提案書やRFP（提案依頼書）の作成
SFAシステムでは、RFPのプロセスを自動化し、組織内のコミュニケーションを容易にし、得られた結果を追跡し、RFPのテンプレートを簡単に再利用することができます。また、RFPの結果から有用なデータを収集することができます。
8. 契約や取引の作成
自動販売・マーケティングソフトウェアでワークフローを設定し、一定の条件を満たしたリードや、ウェブサイト上で希望のタスクを実行したリードの記録を自動的に作成・編集します。
例えば、特定の職種のリードが貴社のWebサイトを訪れた場合、適切なテンプレートがすでに用意されています。
セールスオートメーションツール
セールス、マーケティング、サービスの融合
営業、マーケティング、サービスの各システムを統合して提供するプラットフォームが複数あります。HubSpot Sales、Leadsquared、Outreachなどのサービスがあります。
リードジェネレーション
リードジェネレーションのソフトウェアやツールとCRMシステムの組み合わせを探している場合は、Salesforce Hubをチェックするとよいでしょう。
また、Pega Sales Automationもお勧めです。Pega Sales AutomationにはAIが内蔵されており、営業担当者を最適なリード、機会、コンテンツに導き、最適な次のステップを提案してくれます。
メールマーケティング
世の中には複数のメール自動化ツールがありますが、どこかで始めなければなりませんよね？MailChimpやProspect.ioなどのサービスをチェックして、メールマーケティングを始めてみましょう。
請求書と契約書
LeadExecは、インバウンドのWebリードや電話を取り込み、ルーティングするためのプラットフォームです。PandaDocは、完全に自動化されたカスタム承認ワークフローを提供しており、時間を節約し、ドキュメントの作成、レビュー、承認、送信を簡単に行えるように設計されています。そして最後に、ある企業は、シームレスな支払いのための請求書作成システムを提供しています。
チャットボット
チャットボットは、潜在的なお客様に興味を持ってもらい、セールスファネルの中でさらに先に進んでもらうと同時に、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現します。営業戦略にインテリジェントなチャットボットを使用することは、潜在的な購入者や顧客が必要とするときに、彼らの言葉でそばにいることを意味します。
チャットボットの魅力をもっと知りたい方は、当社のチャットボットに関する総合ガイドをご覧ください。
セールスオートメーションの素晴らしい例
おもしろい会社の新しい人をターゲットに
ターゲットとしている企業で誰かが採用されるたびに、システムが自動的にメールでお祝いの言葉を伝え、その後、例えばマーケティングの未来についてのアンケートを送ることができます。
その後、あなたのチームの営業担当者がそのお客様に電話をして、ミーティングの日程を決めるように自動通知します。
新着情報の通知
SFAシステムは、フォローしている企業の動向を営業チームに通知することができる。その内容は、新製品の発売など、自社が関心を持っているものであれば何でも構いません。
知らせを受けた営業担当者は、必要に応じて関係者に連絡を取ったり、システムが代わりに連絡を取ったりすることができます。
サイト上でのお客様の行動を把握する
クッキーを有効にしていなくても、サイトにデジタルな足跡を残していなくても、いくつかのプラットフォームでは、顧客の行動に基づいて顧客がコンバージョンする可能性を知ることができます。
また、ウェブサイトの訪問者がどの企業から来ているのかを知ることができ、例えばLinkedInのようなソーシャルメディア・プラットフォームを通じて、特定の企業の誰にコンタクトを取ればよいのかを知ることができます。
SaaSにおけるサブスクリプションの更新を容易にする
販売プロセス全般の支援に加えて、システム内でのサブスクリプションの更新を自動化して簡素化し、アップセルの機会について営業担当者に通知することができます。
前述したように、無料トライアルの終了後に顧客にメールで連絡することは、SaaSにおけるセールスフォースオートメーションの活用の良い例です。
セールス・オートメーション・プロセスのチェックリスト
すべてをまとめると、セールスフォースオートメーションを始めるのに役立つチェックリストです。
自社の営業プロセスを知る
リードスコアリングプログラムを使ってベストリードを特定する
自動的に案件を作成し、そこから得られたデータを保存する
見込み客への回答を自動化する（フォローアップメッセージも忘れずに！）。
案件を進めるためのリマインダーを作成
ミーティングの日程調整、書類への署名、支払いなど、パイプラインの各段階で案件を自動的に進めることができます。
クロージング後の次のステップに備えて、チームに自動リマインダーを送信
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